Mede in verband met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt, hebben wij ons beleid ten aanzien van de opslag van gegevens aangepast.

AVG bewaartermijn

De AVG vereist een maximum bewaartijd voor (persoons)gegevens. Aangezien enquêtes persoonsgegevens kunnen bevatten zijn wij genoodzaakt een maximum bewaartijd in te stellen.

Als uitgangspunt nemen wij nu een bewaartijd van 7 jaar, een soort opleidingsgeneratie als termijn.

In principe zullen we dus (automatisch) alle enquêtegegevens van meer dan 7 jaar oud verwijderen. Het betreft dan alle groeps- en respondentgegevens (inclusief naam, e-mail e.d.) labels, labelwaardes en de resultaten van alle respondenten. De enquêtes zullen volledig verwijderd worden dus ook de vragen en koppelingen met sjablonen en projecten.

Bij uitzondering en op verzoek kunnen we enquêtes ouder dan 7 jaar bewaren. Dit kan op twee manieren:

We bewaren alleen de enquêtegegevens (o.a. vragen en labels) en dus niet de respondentgegevens (labelwaardes en resultaten).

De te bewaren enquêtes worden volledig ontdaan van alle persoonsgegevens en alle gegevens die hiernaar zouden kunnen verwijzen (denk bijvoorbeeld aan klasnamen).

Opslag van deze enquêtes kan bijvoorbeeld van dienst zijn bij vergelijking van resultaten over de jaren heen. Voorwaarde is dus dat deze enquêtes gekoppeld zijn aan een bestaand sjabloon en er een overtuigende argumentatie is om de resultaten te bewaren.

Oude enquêtes opruimen

Vanaf 1 maart 2023 zullen we de oude enquêtes gaan opruimen. Verzoeken om enquêtes toch langer te bewaren zullen dus voor die datum moeten worden ingediend.

Het bewaren van (persoons)gegevens van gebruikers is de verantwoordelijkheid van de instelling. Deze gebruikersgegevens kunnen wij niet zomaar verwijderen. Het is dus (nog steeds) zo dat beheerders van een instelling via gebruikersbeheer gegevens van ‘oude‘ en/of niet langer bij de instelling werkzame gebruikers dienen te verwijderen.

Ten aanzien van instellingen die niet langer een licentie bij de Onderwijsspiegel hebben geldt dat alle gegevens van die instelling (alle gebruikers-, enquêtegegevens en resultaten) één jaar na beëindiging van de licentie verwijderd zullen zijn.

Meer weten?

Heb je vragen of wil je meer weten over de opslag van oude enquêtegegevens? Neem dan contact met onze helpdesk op.