Zó zorg je voor meer respons op je enquête
Hoe zorg je ervoor dat zoveel mogelijk mensen je enquête invullen? Het is immers erg teleurstellend als het responspercentage te laag is om conclusies te trekken uit de opgehaalde informatie.
De Onderwijsspiegel sprak met Masja van Hoof (kwaliteitszorgmedewerker HAN), Lizette den Haan (medewerker Bureau Informatie en Evaluatie bij het Grafisch Lyceum Rotterdam) en Doriene Boezelman (adviseur Onderwijs & Kwaliteit bij Stichting Carmelcollege) en zette hun tips op een rijtje.
Zelf een enquete opstellen? Onze enquêtetool is dé tool voor enquêteren in het onderwijs!
1. Zorg allereerst voor een goede communicatie
- Laat de uitnodigingsmail bij een enquête onder docenten namens de eigen leidinggevende/schoolleiding sturen.
- Communiceer over het belang van de enquête door een vooraankondiging en een mail vlak voor de afname te sturen. Vraag deelnemers om constructieve en respectvolle feedback te geven en bedank ze voor deelname.
- Zorg voor een snelle en goede terugkoppeling van de uitslag. Maak hier eventueel een instructie voor.
- Zorg voor transparantie over het hele proces en dus ook over wat er met de uitslag gebeurt én wat de deelnemers gaan merken van de uitkomsten van de enquête.
- Maak een checklijst rondom de communicatie
2. Schrap in het aantal enquêtes.
Denk goed na welke enquêtes (nog) zinvol zijn: Wat is het belang van deze enquêtes? Kunnen we op dit moment daadwerkelijk iets met de opbrengsten ervan?
3. Maak een plan en deel het
Zorg voor een overzicht van alle enquêtes die in het jaar afgenomen worden en deel dat overzicht met teamleiders en docenten.
Voordelen zijn dat iedereen weet waar hij/zij aan toe is, je houdt de regie op de evaluatieagenda, je voorkomt dubbele enquêtes, en het is makkelijk om in te spelen op wensen van de organisatie: je kunt bv de gewenste vragen toevoegen aan een enquête die toch al afgenomen wordt.
4. Zorg voor een goede vragenlijst
Zorg voor een enquête van hoge kwaliteit. Zorg voor heldere vragen die veel informatie kunnen genereren. Beperk het aantal vragen. Vul eventueel aan met twee open vragen. Stem het taalgebruik van de enquête af op de doelgroep. Laat bv een representatie van de doelgroep de enquête vooraf beoordelen.
5. Kies een goed moment van afname.
Stuur de enquête bv op maandag op en stuur op donderdag een herinnering. Geef daarbij aan hoeveel procent de enquête al ingevuld heeft.
6. Afname tijdens aanwezigheid
Neem de enquêtes voor studenten/leerlingen zoveel mogelijk klassikaal onder de lestijd af. In het VO gebeurt dit bijvoorbeeld in de laatste vijf minuten van een les. De respons is dan hoger dan een enquête die thuis kan worden ingevuld. Ook het invullen van een enquête door ouders tijdens een ouderavond zorgt voor meer respons dan een enquête per mail.
7. Zorg voor een mix tussen mondelinge en schriftelijke enquêtes.
Beide vormen hebben voor- en nadelen, maar ze kunnen elkaar ook verrijken. De mondelinge evaluatiebijeenkomsten zoals een studentarena kan geïnitieerd worden vanuit een docententeam Organiseer een mondelinge onderwijsevaluatie periodiek en lopende de onderwijsperiode. Dan is bijsturing en opheldering van eventuele onduidelijkheden rondom bijv. toetsing nog mogelijk en hebben de zittende leerlingen/studenten direct profijt van hun feedback.
8. Vermijd wildgroei aan enquêtes
Wees als kwaliteitszorgafdeling zichtbaar in de organisatie en zorg dat de enquêtes via deze afdeling lopen.
9. Last but not least! Maak feedback geven en ontvangen onderdeel van je professionele cultuur.
Docenten stellen zich bij een docentenevaluatie open voor feedback. Hierin zijn ze rolmodel voor de leerlingen/studenten. Vooral bij realtime bespreken van de resultaten worden leerlingen/studenten als serieuze partner gewaardeerd. Dit genereert weer een grotere bereidheid om vragenlijsten in te vullen.
